分清事情的轻重缓急

最近很流行一句话：为什么生活了几十年，还是一无所获？你是否同时在进行几个方案，不过似乎无法全部完成；你是否因为顾虑其他的事情，而无法集中精力来做眼前的事；假如工作被突然中断，你是否感到非常生气；你是否每天回家时感到疲惫不堪，但好像并没有做什么事情；你是否觉得总没有时间运动或休息，甚至只是随便玩玩都没有时间？如果针对这些问题，你的答案是肯定的，那么你已经出现时间管理不良的征兆。

生活中，我们还会遇到这样一些问题：当你正在写计划时，结果电话又响了，那些急事、请示的、投诉的、朋友聊天的等不得不接的电话，于是一上午过去了，还没有写几个字；领导最近安排了很多事情，一起堆着，这个方案本周之内完成，那个方案需要明天就出来，自己分身乏术。每天都感觉好忙，这件事也急，那件事也急，到底先做哪件事呢？

张老师正在上一堂别有趣味的课，他先是把一个玻璃罐子放在桌子上，然后再把一些鹅卵石放进玻璃罐子。等到张老师把所有的鹅卵石放进罐子之后，他问台下的学生：“你们仔细观察，这个罐子还能装东西吗？”学生们看了看装得满满的罐子，都摇头：“不能了。”

这时张老师笑着从桌子底下拿出一袋小石子，沿着玻璃罐倒下去，全部倒完了，罐子看上去又满了，张老师问学生：“你们觉得这个罐子还能装进去东西吗？”学生们有些不敢确认，一位学生小声回答：“我觉得还能装进去一些东西。”张老师没说话，又拿出一袋沙子倒进了玻璃罐，然后问：“现在呢，还能装东西吗？”这时学生们似乎相信了，齐声回答：“还能。”果然，张老师又拿出一瓶水，慢慢倒进了玻璃罐子。

一个普通的玻璃罐就这样装下了如此多的东西，但是，如果不是先把最大的鹅卵石放进罐子，或许以后永远没机会把其他东西再放进去了。生活中很多事情，其实都可以像往这个玻璃罐里放东西那样，先进行时间级别的分类，按照事情的轻重缓急进行组合，确定先后顺序，做到不遗不漏。

时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要（如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）、重要但不紧急（如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等）、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、部门会议等）、既不紧急也不重要（如上网、闲谈、邮件、写博客等）。

那么按处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，区别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。

1．重要又急迫的事

这一部分事情是需要马上去做的，比如，应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等，大部分人工作中的主要压力来自于第一象限，实际上第一象限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有被处理好的事情。即这个压力是自己给自己的，所以关键是尽量解决更多的来自第二象限的事情才会使压力得到缓解，许多重要的事情经过拖延或事前准备不足，就会变得异常窘迫。

2．重要但不紧急的事

这主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等事项。这些事情不能因为不紧急就不去解决它，应该第一时间将任务进行分解，然后逐一去解决，并制订时间表，在规定的时间内完成就不会让第二象限的事情挤压到第一象限中去。如果忽略这部分事情，就会使自己陷入更大的压力。因此，要多投入一些时间提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事前的规划与预防措施，很多急迫的事情就没法产生。建议我们把80%的精力投入到这个象限的工作，使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎忙。

3．紧急但不重要的事

比如，电话、会议、突然来客都属于这一类。当自己感到疲惫的时候，可以通过一些不重要的但紧急的事情来调整状态和身体，不过不要在这个象限中投入过多的精力，否则就是浪费生命。当我们变得非常繁忙的时候，需要去第四象限里去休息一下，不过诸如阅读无聊小说、看毫无内容的电视节目、办公室聊天等，这样的休息是对身心的毁损，并非好的休息方式，或许刚开始有滋有味，但后来你会发现比较空虚。

4．不紧急也不重要的事

这部分的事情需要交给他人去做，是我们忙碌且盲目的源头，最好的办法是放权交给其他人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此类事情的发生。表面上看似乎会产生“这件事很重要”的错觉，实际上就算重要也是对别人而言。如果花很多时间在这里打转，自以为在第一象限，实际上不过是在满足别人的期望与标准。

自控小贴士

时间管理其实就是管理自己，改变自己，改变那些固有的坏习惯，改变坏习惯的本质就是靠合理的规划和自我的意志力，不再按照以前的生活继续下去。生活中的事情，大致可以分为轻重缓急，按照时间去作出合理分配。