一种与日常生活、工作联系密切、带有应用性质的文体，是国家机关、企事业单位、社会团体及人民群众在日常工作、生活中办理公务及个人事物所使用的，具有某种惯用体式的交际工具，也称作“实用文”。应用文有广义和狭义之分。广义应用文，泛指机关、团体、企业、事业单位或个人在处理工作或日常生活中所形成的具有某些特定格式的文体，即有固定格式的信函、文件。狭义应用文，指人们日常生活中所使用的格式不那么稳定的信函或文字。
应用文一般有固定的程式，文字简明通俗，以说明议论为主，有特定的事由，对象明确，时间性强。
根据应用领域的不同，应用文分为私人文书和公务文书两大类。“私人文书”也称“个人文书”，是个人在从事政治、经济、科学、文化等活动及与其他个人来往联系中和处理事务所形成的文书书面材料，如私人函电、日记、传记、手稿、回忆录、证书、帐目等。“公务文书”也称作“公文”，是国家机关、人民团体和企业事业单位在公务活动中用以推动工作、进行管理的文书书面材料，是国家管理政务的重要手段，如请示、报告、决定、命令、批复、公告、简报等。
应用文在写作上有以下几方面的特点：行文的目的明确，针对性强；直接发生社会作用，实践性强；材料翔实、具体，真实性强；体裁形式多样而又常有惯用的款式；语言准确、简练，多采用直接表述方式。