第三十六课

投身非作不可的事

很多时候，我们总感觉有做不完的事，手上的工作刚开始，那边又有一堆工作加入了“战局”。手忙脚乱、焦头烂额成了工作的真实写照，力不从心的情绪油然而生，让我们本已疲惫的身心一次又一次地经受各种压力和艰难。这样的境地让我们情何以堪？事实上，在面对繁杂工作，我们需要合理安排、分清主次，拒绝做那些无关紧要的事，把精力全部投入到那些非做不可的事情中去，这样，才能避免让自己陷入慌乱中，才能高效率地完成所有的工作。

A眉毛胡子一把抓是职场大忌

看着办公桌上的一大堆文件，莹洁倍感压力重重，额头直冒金星。其实，这些文件只是导火索，真正棘手的是接下来的各家广告主顾的洽谈以及月底的考核。

想起半年前，自己刚进入广告行业时，初生牛犊不怕虎，凭着那股冲劲儿莹洁硬是杀出了一条血路，之后连续几个月，莹洁都是公司的标兵。可如今，短短的六个月过后，工作似乎遭遇瓶颈，停滞不前。

工作量越来越大，需要洽谈的公司越来越多，考核的标准越来越高，这是自我提升过程中必然会碰到的困难。可对进入职场刚半年的莹洁来说，还没有适应这样高负荷的工作强度和难度，各种问题扑面而来的尴尬让她不由自主地退缩。

这一切，主管都看在眼里。一天，主管把莹洁叫到办公室，向她提出了一个有趣的问题：“你有喝咖啡的习惯吗？”莹洁不明所以，如实回答：“没有”。主管似乎早已知道了答案，笑着说：“其实，在工作错综复杂难于理出头绪的时候，喝杯咖啡，挺好。这段小憩的时间，能让你更合理地规划和安排下面的工作……”

走出主管办公室后，莹洁喜忧参半，她在心里对自己说：“是该喝杯‘咖啡’了。”

之后，莹洁把自己的工作安排得井井有条，目标清晰，什么时间干什么事都了然于胸。很快，她又恢复了往日红润的双颊，月底考核也顺利拔得头筹。不过，她并没有真的每天喝咖啡。原来，喝咖啡与否并不重要，重要的是合理安排工作。

如何合理安排工作

1．合理安排自己的工作时间

倘若没有合理的规划，就会浪费许多宝贵的工作时间，还会做无用功。当我们每天埋头苦干，卖力工作，可到头来却毫无结果时，我们总是抱怨时运不济，殊不知，正是由于缺少规划，大部分时间浪费在了毫无价值的事情上，白忙一场，工作才毫无头绪。可见，我们要有控制和安排自己工作时间的能力，对自己的时间要实行计划分配。

2．简化工作流程

工作很多没错，每一项工作也的确复杂，但是我们要懂得尽量简化每一项工作的流程，将许多纷繁的工作步骤加以整合，变成单一的工作任务。如此一来，不仅减少了自己辛苦工作的时间，还会让领导更满意。

3．对一些分散的小工作集中处理

对那些工作量不大又很分散的任务，我们有一个行之有效的工作技巧：把许多性质相近的工作或活动，集中在同一个时段来处理，这样比一件件分开在不同时段处理，能节省一半以上的时间，同时还会提高工作效率。比如，填写备忘录、收发E-mail、填写工作报表、写信等，就可以集中在同一时间段完成。

如何提高工作效率

a.加快工作步调

压力和紧迫感并不一定来自领导，往往自己给予的更多，这是一种好习惯。然而，有了压力和紧迫感还不够，我们应当一次专心地做一件事，而且用最快的速度完成，接着立即进入下一个工作。这样就能发现，我们的工作效率竟然如此惊人。

b.拖延是一种坏习惯

凡事都应当马上行动，拖延是消极的代名词，拖延的结果就是一事无成。假如我们染上了这种毛病，有两种药方：一种是马上行动；一种是凡事当天完成。

c.建立合理的工作秩序，了解自己的职责范围

我们要经常问自己：哪些工作需要自己做？哪些工作需要他人完成？哪些事情需要团队协助？对于不该自己管的事情不要轻易做决定，而该自己管的事情一定要主动过问。

B好钢用在刀刃上

婉茹今年刚刚毕业，就职于一家广告公司，任经理秘书一职。起初，她对这个职位还是比较满意的，她以为秘书就是处理一些简单的事物，工资不低，工作不忙，何乐而不为。然而，工作还不到一个月，婉茹的想法就彻底改变了。

婉茹发现，上班时琐事接踵而至，根本没有空闲时间。想想自己的同学，他们有很多都能在工作时间上网、聊天，而自己却只能不停地工作，或者马不停蹄地奔走于各个办公室之间，或者坐在办公桌前“孜孜不倦”敲键盘，或者埋头整理各种文件。婉茹开始感觉到工作的压力了。

不仅如此，由于工作繁杂，婉茹总是顾此失彼，尽管忙得不可开交，却仍然不能很好地完成任务，不仅婉茹自己很着急，经理也经常埋怨她。

鉴于此，婉茹愈加勤奋，几乎每天都是第一个到公司，最后一个离开，有时还把工作带回家，甚至熬夜工作。可结果呢？看着婉茹疲惫的身躯和黑眼圈，经理实在不忍心埋怨她，可婉茹确实不能顺利地完成工作。

是什么原因让婉茹在努力、繁忙之后，仍然不能创造出好的工作成绩，甚至还引来领导的不满呢？对此，婉茹也常常扪心自问：为什么天天这么忙，却依然成绩泛泛？

经过一番探索之后，婉茹逐渐认识到问题的症结所在：在众多的工作任务中，不管什么任务，她总是拿来就干，从不思考哪些是重要的，哪些是次要的，把宝贵的时间浪费在了一些不重要的事情上，重要的事情却经常丢在一旁，导致无法出色、高效地完成工作。

找出原因之后，婉茹很快做出了调整。在面对各种各样、种类繁多的工作任务时，先理清主次，把最重要的、急需解决的任务完成，交给领导。尽管还有些工作没完成，但领导却没有催促埋怨，因为那些工作可以明天再做。而隔天，她再把当天最重要的事情先完成，如此这般，婉茹每天都能做好当天最重要的事情，领导逐渐就对她的工作表示了满意。

一个月之后，婉茹得到了经理的表扬，工资也得到了提升，婉茹心里美滋滋的。

不做办公室“伪工作狂”

许多人发现，在每天所做的事情中，至少有80%并不重要。也就是说，可能我们每天80%的时间和精力都没有做正确的事。我们经常将白天无法完成的工作，留到晚上加班，甚至有时还牺牲周末的休息、恋爱时间，只是为了匆忙完成本应周末做完的工作。这种“伪工作狂”，不仅损害身体健康，对工作本身也不利。

的确，我们中的大多数，总会在一些相对次要的事情上大费周章，而一些相对重要的事情却捉襟见肘，这样也造成了无法很好地完成工作任务。事实上，我们应当分清主次，优先处理相对重要的事情，排定日常工作的优先顺序，让好钢用在刀刃上。

办公室“好钢”运用手册

a.找准工作重点，分清工作主次

b.找准延缓原因，对症下药。

c.一直做最重要的事。

C急事缓做，缓事急做

作为一名普通的办公室职员，冬玲可谓兢兢业业，领导交代下来的事情马上去办，凡事都尽职尽责，她觉得对于一个刚入职不久的新人来说，这是必不可少的职业操守。

然而，这种近乎拼命的工作态度，并没有让冬玲得到哪怕一点的鼓励和成绩。原因很简单，当领导交代事情下来时，急急忙忙、火急火燎地去做，漏洞百出的行为常常出现，错误和误差成了家常便饭，委屈的面容也频频出现在冬玲的脸上。

此外，公司会有一些规则性的工作，比如周报表、月报表，冬玲在一周或者一月开始的时候，总感觉时间还很充裕，因此并不着急。可一到交付的时间，她就总是觉得来不及，最后只得草草了事，结果可想而知。

那天是冬玲来公司的第一百天，冬玲心情格外兴奋，早早来到办公室，倒了杯水，闲适地坐着喝水，准备开始一天的工作。九点钟，领导吩咐她赶一份文件，下午交给他。冬玲心想，领导交代的事情应当马上完成，最好能提前，于是她打算在午饭之前交给领导。打定主意，她开始埋头工作，速度飞快，期望今天能得到领导额外的表扬。

功夫不负有心人，冬玲终于在临近十二点的时候，来到领导办公室，微笑着放下文件。领导也像意料中那样，对她报以和蔼的笑容和几句褒奖。

冬玲开开心心地下楼吃饭，心想这第一百天果然好运，说不定下个月领导还会给自己加薪呢。

没想到乐极生悲，下午一点半，冬玲被叫到了领导办公室，文件摔在办公桌上的声音几乎能把她的耳膜震裂。冬玲不知所措地站着，鼻子一酸，眼泪就在眼眶里打转了。

到底出了什么事呢？原来，由于冬玲急于完成任务，导致在文件中不仅错别字一大堆，许多数据也牛头不对马嘴，领导当然生气了。

急事要缓，缓事要急

前面我们说了，在工作中，要把事情分为紧急和重要两类，先要做重要而且紧急的事情，再做紧急而不重要的事情，再接下来是重要而不紧急的事，最后是既不紧急也不重要的事情。但具体实施起来，却会发现，等你做完前三类事情，原本是不紧急也不重要的事情也变成了重要或者紧急的事情了，整个成了一个恶性循环。在管理中，有个帕金森定律，这个定律说的是：只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间。

其实，世上事无所谓急缓。每个人眼中是不同的，或许你的急事别人却是不急的事呢？佛家教导人们；“无论做什么事都要用一颗平等的心对待，如果心中对事情有急缓的区分意识，那是不对的，不对就要改，就要缓事急做、急事缓做。”不紧急的事应抓紧干，快则早见成效；紧急之事应慢点办，慌忙之中容易出错。

办公室缓急应对手册

1．急事缓办，以免忙中出错

很多时候，当我们坐在办公桌前专心致志地工作时，常常会接到领导临时的工作任务，而且是需要马上或者当天完成。面对这样的急件，急急忙忙、马马虎虎地行动是不恰当的。因为急事往往是突发事件，让我们连准备的时间都没有，急急忙忙去办肯定出错。

况且这样的急事，领导也是相当重视的，当我们在规定的时间内完成之后，领导会预留审核甚至重做的时间。倘若我们匆忙完成，不完美的结果很可能被领导发回重做，那就吃力不讨好了。

当然，急事缓办并不是让我们拖时间慢慢干，而是比较充分地做好工作前的各项准备，在工作时不要为了赶时间而顾此失彼，错误层出不穷。甚至有时候，我们还可以推测急事的真正预留时间，瞅准时间交付，让领导根本没有时间在鸡蛋里挑骨头。我们既免去了一些不必要的麻烦，也令领导刮目相看。

2．缓事急办，敏而有功

在日常工作中，每周每个月都有一些必须做的事情，这些事情是我们职责范围内的事，是固定的工作。比如，统计报表、分析会议纪要、档案整理等等。一些职场新手会认为这些事情不着急，时间很多，可以慢慢做，想什么时候做就什么时候做。

可我们难道没有遇到那些虽然离规定还有一段时间，领导却突然找你要结果的情形吗？本来这是展现自己能力的绝好时机，却常常被抛弃。可见，缓事急办，可以在领导需要时，随时拿出，随要随给，不会出任何差错，容易得到上司的欣赏。