03．有效的时间要做最重要的事情

“80/20法则”是每一个员工都应该明白的。这个法则告诉我们，一般来说，80%的时间能完成20%的业绩。因此，一个人应该把有效的时间花于重要的事情上。只有解决干好了这些事情，才能实现花20%的时间完成80%的成效的任务。

这对工作和生活都有很大的启迪，也是快速提高工作效率的重要原则。“80/20法则”告诉我们，不要把有效的时间花在琐碎的小事上。也就是说，在固定的时间之内，必须做最重要的事情而不是纠缠于无关紧要的事情。

亨瑞·杜哈堤曾经创立遍及全美的事务公司，是一个时间管理大师，他曾说，不管你出多少钱的薪水，都很难找到一个具有两种能力的人：第一是有思想，第二是能按照事情的重要程度来做事。

每个人每天面对很多工作，可是什么工作是最重要的，什么工作是次要的，不是每个人都清楚的。按照事情的轻重缓急，大致能够分为四个层次：

第一，重要且紧迫的事——今天或明天必须完成的事，否则必然影响大局。对于你来说，这类事情：有的最重要，是当务之急，对实现事业目标而言，这是关键环节，不能完成这些事情，整个计划就会失败，有的则跟个人生活息息相关，必须优先考虑，否则可能影响个人的生存。只有这些事情都得到合理的解决，才可能顺利地进行其他工作，这就是第一种事情。

第二，重要但不紧迫的事——虽然事关全局，可今天或明天不做也不会影响全局。在这种事情面前，员工更有主动性和积极性。员工能否处理好这种事情，是判断自己的能力是否合格的重要标志，因为，这种事情影响比较长远，与事业的目标和整个运作过程关系密切。

在现实生活和工作中，好些真正重要的事都不一定是紧急的，而长远的目标则是慢慢实现的，所谓“千里之行始于足下”，说的就是这个意思。

比如形成一个好的习惯，无论做什么事情都要有很强的韧性，这是很重要的事情，因为性格决定命运！可是这种事情绝对不能急，性急吃不了热饺子。又比如锻炼身体这种事情，当然是很重要的，因为身体是革命的本钱，可是锻炼身体得慢慢来，从现在开始就行，但是不需要马上完成——也不可能完成！

这种事情重大但不紧急，可是不能久拖下去。很多时候，等到问题成为了堆，身体垮了才开始锻炼，这不是太晚了吗？一个优秀员工，如果不能很好地把握这种影响全局的事情，恐怕就很难“优秀”到底了！

第三，紧迫但不重要的事——今天或明天应该做，可如果没有做也不会影响大局。在日常生活中，这种事情最为常见，有些人就是因为不善于把握事情的轻重缓急，把很多精力都花在这种紧迫的小事上，最后没有任何成就。

比如，你已经洗漱停当，马上就要上床睡觉，可是朋友一个电话邀你去酒吧，你不好意思回绝，“不得不舍命陪君子”……次日凌晨回家，刚刚入睡就该上班了……

在这种事情面前，你总是被动，被别人牵着走，所以你一天都是空忙，浪费了很多宝贵的时间，耽搁了很多事情，实在是不知道轻重缓急所造成的，必须引起足够的重视。

第四，既不紧迫也不重要的事——今天或明天不做也没有什么影响的事。在工作和生活中，很多事情或许有一点价值，这就是“既不紧迫也不重要的事”。可是有些人对这种事“情有独钟”，毫无节制，这不仅浪费了宝贵时间，也形成了不良的习惯。有的人吃完饭就看电视，可是电视播什么，他们一无所知，只是被动地接受。

作为一位优秀员工：“重要且紧迫的事”要多做，做得越多，你的工作效率就越高；“重要但不紧迫的事”要订好计划，按部就班，坚持不懈地做；“紧迫但不重要的事”按照理性去做，保持自己的主动性，不要做“忙人”；“既不紧迫也不重要的事”最好按照计划去做，不要做了之后后悔。

在工作中必须干最重要而又紧迫的事，这是效力论的一个基本观点。这里有必要区分一下“效率”和“效力”这两个词。“效率”重视的是采用最有效的方法，在最短的时间内完成最多的事情。可是追求“效率”往往忽视了根据事物的重要性来安排办事的时间顺序。而“效力”主要是强调“时间的最佳利用”，“效力”不追求时间的高效率，而是追求时间的有用性。也就是说：“效率”要求在同一时间里完成更多的工作，而“效力”则追求在同一时间里做好最重要的工作。

因此，这里所特别强调的是：注重“效力”而不是“效率”。“效力”是“做正确的事”，而“效率”则是“正确地做事”，两者的区别是很明显的。