《有效的时间要做最重要的事情》

03.有效的时间要做最重要的事情

“80/20法则”是每一个员工都应该明白的。这个法则告诉我们,一般来说,80%的时间能完成20%的业绩。因此,一个人应该把有效的时间花于重要的事情上。只有解决干好了这些事情,才能实现花20%的时间完成80%的成效的任务。

这对工作和生活都有很大的启迪,也是快速提高工作效率的重要原则。“80/20法则”告诉我们,不要把有效的时间花在琐碎的小事上。也就是说,在固定的时间之内,必须做最重要的事情而不是纠缠于无关紧要的事情。

亨瑞·杜哈堤曾经创立遍及全美的事务公司,是一个时间管理大师,他曾说,不管你出多少钱的薪水,都很难找到一个具有两种能力的人:第一是有思想,第二是能按照事情的重要程度来做事。

每个人每天面对很多工作,可是什么工作是最重要的,什么工作是次要的,不是每个人都清楚的。按照事情的轻重缓急,大致能够分为四个层次:

第一,重要且紧迫的事——今天或明天必须完成的事,否则必然影响大局。对于你来说,这类事情:有的最重要,是当务之急,对实现事业目标而言,这是关键环节,不能完成这些事情,整个计划就会失败,有的则跟个人生活息息相关,必须优先考虑,否则可能影响个人的生存。只有这些事情都得到合理的解决,才可能顺利地进行其他工作,这就是第一种事情。

第二,重要但不紧迫的事——虽然事关全局,可今天或明天不做也不会影响全局。在这种事情面前,员工更有主动性和积极性。员工能否处理好这种事情,是判断自己的能力是否合格的重要标志,因为,这种事情影响比较长远,与事业的目标和整个运作过程关系密切。

在现实生活和工作中,好些真正重要的事都不一定是紧急的,而长远的目标则是慢慢实现的,所谓“千里之行始于足下”,说的就是这个意思。

比如形成一个好的习惯,无论做什么事情都要有很强的韧性,这是很重要的事情,因为性格决定命运!可是这种事情绝对不能急,性急吃不了热饺子。又比如锻炼身体这种事情,当然是很重要的,因为身体是革命的本钱,可是锻炼身体得慢慢来,从现在开始就行,但是不需要马上完成——也不可能完成!

这种事情重大但不紧急,可是不能久拖下去。很多时候,等到问题成为了堆,身体垮了才开始锻炼,这不是太晚了吗?一个优秀员工,如果不能很好地把握这种影响全局的事情,恐怕就很难“优秀”到底了!

第三,紧迫但不重要的事——今天或明天应该做,可如果没有做也不会影响大局。在日常生活中,这种事情最为常见,有些人就是因为不善于把握事情的轻重缓急,把很多精力都花在这种紧迫的小事上,最后没有任何成就。

比如,你已经洗漱停当,马上就要上床睡觉,可是朋友一个电话邀你去酒吧,你不好意思回绝,“不得不舍命陪君子”……次日凌晨回家,刚刚入睡就该上班了……

在这种事情面前,你总是被动,被别人牵着走,所以你一天都是空忙,浪费了很多宝贵的时间,耽搁了很多事情,实在是不知道轻重缓急所造成的,必须引起足够的重视。

第四,既不紧迫也不重要的事——今天或明天不做也没有什么影响的事。在工作和生活中,很多事情或许有一点价值,这就是“既不紧迫也不重要的事”。可是有些人对这种事“情有独钟”,毫无节制,这不仅浪费了宝贵时间,也形成了不良的习惯。有的人吃完饭就看电视,可是电视播什么,他们一无所知,只是被动地接受。

作为一位优秀员工:“重要且紧迫的事”要多做,做得越多,你的工作效率就越高;“重要但不紧迫的事”要订好计划,按部就班,坚持不懈地做;“紧迫但不重要的事”按照理性去做,保持自己的主动性,不要做“忙人”;“既不紧迫也不重要的事”最好按照计划去做,不要做了之后后悔。

在工作中必须干最重要而又紧迫的事,这是效力论的一个基本观点。这里有必要区分一下“效率”和“效力”这两个词。“效率”重视的是采用最有效的方法,在最短的时间内完成最多的事情。可是追求“效率”往往忽视了根据事物的重要性来安排办事的时间顺序。而“效力”主要是强调“时间的最佳利用”,“效力”不追求时间的高效率,而是追求时间的有用性。也就是说:“效率”要求在同一时间里完成更多的工作,而“效力”则追求在同一时间里做好最重要的工作。

因此,这里所特别强调的是:注重“效力”而不是“效率”。“效力”是“做正确的事”,而“效率”则是“正确地做事”,两者的区别是很明显的。