别在一些琐事上过分浪费时间

别在一些琐事上过分浪费时间

生活中,我们常常听到身边的人说:“做人,别指望所有人都会喜欢你。”其实,这句话也可以运用到我们的时间管理中,也就是说,要真正充分利用时间,我们就不要试图把每件事的细枝末节都做到完美。时间是绝对有限的资源,你选择了做某件事情,就隐含了你放弃做别的事情。“做别的事情”就是你的“机会成本”。所以,我们做事情的标准,不是“某件事有没有意义”,而是“某件事是不是最有意义”。

琴琴是某家公司新聘请的文员,她一直是个追求完美的人。无论上司交给她什么任务,她都努力做好。

有一天,她的女上司说:“这份资料是急着用的,你把它分成两份,各打200份。”

于是,她开始了自己的工作,而在打印中,她发现,居然有很多错别字,于是,她耐心地把这些错别字改正了,她原以为上司会夸奖她,但事实上,她却因为没按时把资料交上而挨了上司的骂,而最重要的是,那些在她看来是问题的错别字,却是公司的一些专业术语,改过后的正确的字自然也改变了公司的原本意思,为此,她闹了不少的笑话……

看完这个故事,你想到什么呢?琴琴为什么会闹出这样的笑话?因为她太苛求细节了,重视细节固然是好事,是一个人是否负责任的表现,但苛求细节有时却是好心办坏事。而且,在你看来的完美在别人眼里却不一定很完美,因为无论是任何的人或是任何的事物都是相对立的……

的确,什么事情都会有个度,追求完美超过了这个度,就会降低我们的做事效能,毕竟我们每个人每天只有24个小时,在一件事上消耗过多的精力,在单位时间内也就无法完成工作计划。

许多人都已经意识到完美主义给自己带来的困扰,然而他们却不敢面对这个问题。他们怕因小失大,造成错误。殊不知即使有了错误,也能很快弥补。事实上,从宏观角度做好时间管理,能为我们省去很多不必要的麻烦,也绝不会有太大的风险。这样工作就进行得快多了。

真正懂得如何利用时间的高手,一定是懂得如何舍弃的人。被我们羡慕的那些成功者其实都不是神通广大的人,他们也不可能做到“一心几用”。那么,我们该如何管理时间呢?我们最需要掌握的一个原则是——确保自己永远在做最重要的事情。

确保自己一直都在做最重要的事情,实际上也就是确保自己的时间一直都在被高效地利用。对此,有以下几条建议。

1.记录时间损耗

要提高管理者的有效性,第一步就是记录其时间耗用的实际情形。事实上,许多有效的管理者都经常保持这样一份时间记录,每月定期拿出来检讨。至少,有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本,他们便能自行检讨了。

2.要专注,也就是说“一次仅做一件任务”

在大多数公司,人们越来越忙碌。尤其是那些高层领导者其忙碌的情况简直不可思议。除了众多的出差外,就是数不清的会议,工作负担越来越重,但结果却都是毫无贡献的居多。当然真正有生产力的也有,只是寥寥无几而已。其实,仔细分析原因,我们发现,他们同时专注的事情太多了,什么都想做,什么都想管,结果什么都做不好。因此,你若要想提高工作效率,就应该从本质上消除“兼顾”的想法,一次仅做一件任务。

3.培养自己严谨的做事习惯,减少拘泥于小事的时间

不难发现,如果一个人连自己的房间都一团糟,鞋子东一只、西一只,那么,他必定也是个做事丢三落四、凭兴致所至,观察没有顺序、思维缺乏条理的人。因此,你需要从生活中小事做起,不断培养自己良好的生活习惯,能减少自己的马虎粗心。常用方法是:自己整理自己的衣橱、抽屉和房间,培养自己仔细、有条理的习惯;自己安排自己的课余时间和复习进度表,培养有计划、有顺序的习惯。天长日久,你就会变得思维严谨起来,做事有规划,自然也就不会把过多时间耗费在细节上了。

4.学会舍弃一些不必做的事

将时间记录拿出来,逐项逐项地问:“这件事如果不做,会有什么后果?”如果认为“不会有任何影响”,那么这件事便该立刻取消。

然而许多大忙人天天在做一些他们觉得难以割舍的事,如应邀讲演、参加宴会、担任委员和列席指导之类,不知占去了他们多少时间。其实,对付这类事情,只要审视一下对于组织有无贡献,对于他本人有无贡献,或是对于对方的组织有无贡献。如果都没有,完全可以谢绝。

诚然,我们每个人都深知细节的重要性,细节虽然小,但若是不注意,就会酿成大错。因此,注重细节是做好一件事的前提。然而,不得不承认的是,我们做任何一件事,都不可能做到面面俱到,也不可能将所有事都做好,如果你太过追求完美,那么,你一定会精疲力竭。其实,时间在一分一秒不停地过,而一切都不是静止不变的,生活也在改变,就算你在这方面把事情做得很好,但没有多久事情有变化的趋势,再从另一个角度来看,或许就不是那么完美了。俗话说:“计划赶不上变化。”无论你想把事情做得多么完美,那都是不可能的。你只有注重事情的细节,认真地尽心地把事情做得更好,而不应该苛求完美。