分好工作的层次、等级

在一节职业培训课堂上，培训师拿出一个瓶子放在桌子上。接着，他拿出一些拳头般大的石头，小心地把它们放进瓶中，等到石块高出瓶口再也放不下时，他问接受培训的职场人：“瓶子满了吗？”

这些白领们都觉得这个问题简单得近乎愚蠢。于是满不在乎地说：“满了。”

培训师诡秘地笑着，反问道：“真的吗？”说着就拿来一些小砾石，倒了进去，并敲击着玻璃壁，这些小砾石迅速地钻进大石块的缝隙之中，直到再也放不进去砾石的时候，培训师又问：“现在满了吗？”

聪明的职场白领们自然看出了端倪，下面开始窃窃私语，都说：“还能放些别的进去。”

“没错！”培训师说着就从桌子下拿出一些沙子，把它慢慢倒进玻璃瓶，沙子填满了所有石块的间隙，他又一次问：“瓶子满了吗？”台下回答：“没有。”

培训师接着往玻璃瓶里倒水，直到水面与瓶口齐平。他转向台下，问：“这个例子说明了什么？”

一个精神的小伙子站起来说：“它告诉我们，时间就如这个瓶子，只要你合理安排总是能安排出来的。”

“也许你说得很对，可是那还不是这个例子的真正寓意。它告诉我们，如果你不先把大石块放进瓶子里，那么你就再也无法把其他的放进去了。”

把这个事例放到职场上，说明了一个很简单的道理：要安排好工作的优先顺序。

在平常工作中，许多人都会被各种琐事、杂事纠缠，更有人由于不懂得合理安排工作，没有给工作的重要程度分级，没有掌握高效能的工作方法，常常被弄得筋疲力尽、心烦意乱，导致很多很重要的事情反倒没有时间和精力去做，或者重要的事情总是被那些看似万分紧迫的琐事拖累和延误。没有合理安排就导致我们只会做最靠近手头上的或是看似最急迫其实无关紧要的琐事，却忽略了那些最应该做的事，结果白白浪费了大好时光和精力。

在上面的事例中，如果先把最“细小”的东西——水放进去，那一下就把所有的空间都占满了，大点儿的任何东西都没法再放进去。工作中也是如此，如果开始只是一味去做一些过于细小和无关紧要的事情，那么把所有的精力和时间都耗尽之后，根本无法去做真正重要的事情。所以，要更懂得去给工作分优先等级，哪些是非常重要的，哪些是可做可不做的，哪些是根本就不该去做的。分清事情的轻重缓急，然后科学分配精力和时间。

一般的职场人都习惯按照事情的“缓急程度”去决定办事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。按照这种思维，他们经常把每日等待处理的事情分为如下三个层次：

（1）今天“必须”做的事——时间上最为紧迫的事。

（2）今天“应该”做的事——时间上有点紧迫的事。

（3）今天“可以”做的事——时间上最不紧迫的事。

不过最重要的事情往往都不会是最紧迫的，而是看起来最不紧迫、可以一拖再拖的。比如向上级提出改进营运方式的建议，长远目标的规划，甚至个人的身体检查等，往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事（诸如响不停的电话、需要马上完成的报表）无限期地延迟了。所以，每一个职场人，在心里都得制定一个准则，那就是：做要事，而不是做急事。这也是卓越工作方法的精髓之一。

把事情按照“重要程度”编排行事，即按照实现目标的贡献大小来安排时间。对实现目标越有贡献的事越重要，它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，越不重要，越应延后处理。简单用一句话来说：“我现在做的，就是最接近我的目标的，或者最能创造价值的。”如果秉承这一原则，那么就不用发愁时间和精力永远都用不到真正重要的工作上去。在日常的工作中努力去养成“依据事情的重要程度来行事”的思维习惯和工作方法。

总之，在开始工作之前，努力去弄清楚哪些是重要的，哪些是次要的，哪些是无足轻重的，而不要过于在意他们的紧急程度。用这种态度对待每一项工作、每一天的工作，甚至是一年或是更长远的工作计划。如此下去，工作才可以做得更如鱼得水，也更能最快地接近和达到自己的目标。