签字仪式是涉外活动的高潮，虽然时间不长，却代表了谈判和接待的成果，可以这样说，一次外事活动的最佳结局是由签字仪式来画句号的。
签字仪式举行前，必须反复核实、校对文本中的每一个词句、数字、时限和标点，甚至连印刷、装订、盖章等各环节都要确保准确无误。其次，要一一备好文件夹、签字笔、席位卡、鲜花、话筒、会标、摄像、香槟酒等物品，确定礼仪小姐和助签人员。双方签字人员的级别与职务应以对等为原则，常规做法是参与会谈的全体人员均应出席。除主签人员外，很多仪式还要邀请更高级别领导人出席以示重视。签字桌面对正门，主左客右，助签人员分列两侧，负责翻开待签文本并向签字人指明签字处，双方其他人员分别按顺序站于各方签字人员之后。签字完毕后换文、握手、举杯庆贺。